Op een zonnige ochtend gaat de wekker om 06.00u. Lachend sta ik op en begin ik mijn ochtendritueel. Alles zit mee: de kinderen hebben ontzettend veel zin in een nieuwe schooldag, het ontbijt verloopt vlekkeloos en ook het verkeer zit mee.
Ik kan in alle rust aan mijn werkdag beginnen, maar voor ik het goed en wel besef, sta ik mee op de werkvloer. Ik moet oplossingen zoeken met mijn medewerkers, brandjes blussen, en hol tussendoor van de ene afspraak naar de andere. Om 18u rij ik snel naar huis om de kinderen nog een nachtzoen te geven voor ze gaan slapen.
Als ik om 20u de rust weer heb gevonden, kom ik tot de conclusie dat ik heel veel, maar eigenlijk ook nagenoeg niets gedaan heb.
Op deze manier verliepen mijn dagen voorbij tot ik de prioriteitenmatrix van Eisenhower ontdekte, een eenvoudige tool om prioriteiten te stellen in je dagelijkse activiteiten.
Wat belangrijk is, is zelden urgent.
Klinkt deze rush je bekend in de oren?
Maak dan gebruik van de ‘Eisenhower Matrix’, een eenvoudig overzicht waarmee je inzicht krijgt in je taken en de prioriteiten die erbij horen. Met als resultaat aan het einde van de dag een voltooide to-do-lijst én een voldaan gevoel.
Dwight Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten, moest in zijn politieke carrière dagelijks veel beslissingen nemen, wat hij naar verluid op een zeer efficiënte manier deed. Hierover zei hij: “Ik heb twee soorten problemen, de urgente en de belangrijke. De urgente zijn nooit belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.”
Eisenhower Matrix
Eisenhower leerde dat het leven kan worden opgesplitst in 4 eenvoudige soorten taken:
# 1. Belangrijk en urgent
Deze taken krijgen de hoogste prioriteit. Je kan ze best direct uitvoeren.
Vb.: deadline van een project, opleveren van een offerte ...
# 2. Belangrijk, maar niet urgent
Dit zijn lange termijn-taken met doelen die niet direct behaald moeten worden. Wel zijn deze taken belangrijk voor jouw functioneren of ontwikkelen.
Vb.: eigen doelen in kaart brengen, persoonlijke ontwikkeling, tijd doorbrengen met je kinderen …
# 3. Niet-belangrijk, maar urgent
Dit zijn taken die niet belangrijk zijn, maar wel dringend moeten gebeuren. Je kan ze inplannen na de belangrijke taken, of je kan ze delegeren.
Vb.: lunchen, afspraken inplannen, beantwoorden van minder belangrijke e-mails…
# 4. Niet urgent en niet belangrijk
Over deze categorie zei Eisenhower: “gewoon nooit doen”.
Vb.: koffieklets, TV kijken, Social Media …
De praktijk – don’t wait, the time will never be just right …
Dankzij Eisenhower bepaal ik nu samen met mijn medewerkers de prioriteiten. Urgente zaken krijgen de hoogste prioriteit. Voor belangrijke en niet-urgente zaken geef ik hen de nodige info, zodat ze daar zelfstandig mee aan de slag kunnen, nadat ze de prioriteiten afgehandeld hebben. Zo worden er heel wat belangrijke projecten afgehandeld.
Wanneer ook jij de prioriteitenmatrix toepast, ga je eindelijk terug werk kunnen maken van de taken die er echt toe doen! Maar – net zoals bij elke verandering die je wil doorvoeren – vergt het moed en discipline om de Eisenhower matrix dagelijks in te zetten.
2 tips om de matrix in de praktijk te brengen:
# 1. Van uitstel komt afstel …
Begin vandaag nog met het in kaart brengen van je prioriteiten. Hoe sneller je ermee aan de slag gaat, hoe sneller je terug meer voldoening gaat ervaren van je werk.
# 2. Visualiseer
Zo lang je jouw prioriteitenlijst enkel in je hoofd hebt zitten, zal het chaos en stress blijven. Visualiseer de matrix dagelijks voor jezelf op papier. Zo word je er keer op keer mee geconfronteerd en wordt het na 21 keer herhalen een automatisme.
Richt je bedrijf nog beter in met toepassing van Eisenhower. Zo kan ook jij ‘ik hebt tijd voor jou’ op je visitekaartje zetten voor je klanten en medewerkers.
Kan je daar hulp bij gebruiken? Schrijf je dan in voor onze Boost your Business Day 'van timemanagement naar organisatiemanagement: optimaliseer jouw bedrijfsstructuur en -cultuur' op go.puurondernemen.be/byb-organisatiemanagement.
